Encomenda retida na alfândega — diagnóstico, documentos e como liberar

Publicado por Clioworks Performance e Estrategia em Marketing — Atualizado com práticas operacionais

Uma encomenda retida na alfândega exige ação rápida, documentação precisa e compreensão dos prazos e custos envolvidos. Este artigo é um manual operacional: explica causas, lista documentos com exemplos práticos, apresenta uma mini-calculadora de armazenagem, e fornece checklists e modelos de procedimento para destinatários, despachantes e transportadoras.

1. Diagnóstico inicial — identificar a causa da retenção

Antes de qualquer pagamento ou assinatura, identifique exatamente o motivo da retenção. As causas mais frequentes:

  • Documentação incompleta ou inconsistente: invoice, packing list, fatura comercial, falta de dados do remetente.
  • Valor declarado divergente ou ausência de comprovação: desconformidade entre valor declarado e pagamento comprovado.
  • Produtos restritos ou proibidos: itens que exigem licença (medicamentos, alimentos, químicos, materiais estratégicos).
  • Tributos e taxas não recolhidos: imposto de importação, IPI, ICMS, taxa de armazenamento.
  • Não conformidade sanitária ou fitossanitária: exigência de certificado de origem, certificado sanitário ou licença.
  • Ação fiscal aleatória: amostragem para verificação, verificação de propriedade intelectual.

2. Como obter a posição oficial e quais protocolos exigir

Peça à transportadora ou operador logístico o aviso formal com número de protocolo, motivo da retenção e contatos do despachante/adua­na. Registre todas as comunicações (e-mail, protocolo de atendimento, prints).

  1. Rastreie com AWB/Tracking no portal oficial da transportadora;
  2. Solicite relatório de retenção e número do processo aduaneiro (se houver);
  3. Peça estimativa de custos discriminada: tributos, honorários do despachante, armazenagem.

3. Documentos que normalmente serão exigidos

Organize e envie versões digitais legíveis (PDFs preferenciais). Documentos comuns:

  • Fatura comercial (commercial invoice) — itemização de produtos e valores;
  • Packing list — descrição, quantidade, peso;
  • Comprovante de pagamento ou contrato de venda;
  • AWB / Conhecimento de embarque;
  • CPF/CNPJ do destinatário e documentos pessoais ou constitutivos (contrato social);
  • Procuração quando representante (modelo assinada);
  • Certificados sanitários, fitossanitários, licença de importação quando aplicáveis.

Prática recomendada: mantenha uma pasta "aduaneiro" com versões assinadas e digitalizadas para cada operação internacional.

4. Prazos e fatores que impactam a liberação

Não existe prazo único. Em operações simples, com documentação completa, a liberação costuma ocorrer em 2–7 dias úteis após envio completo dos documentos. Fatores que aumentam o prazo:

  • Necessidade de inspeção física;
  • Complexidade documental e necessidade de traduções ou legalizações;
  • Volume de trabalho do porto/centro de distribuição;
  • Períodos sazonais ou greves;
  • Obrigações sanitárias e inspeções de agências reguladoras.

5. Custos envolvidos — estimativa e mini-calculadora

Custos comuns: tributos (imposto de importação, IPI, ICMS quando aplicável), honorários de despachante, taxa de desembaraço, armazenagem por dia e custos portuários. A seguir há uma calculadora simples para estimar armazenagem (valor diário hipotético).

Nota: tributos e taxas administrativas frequentemente superam custos de armazenagem; solicite simulação completa ao despachante.

6. Passo a passo recomendado para liberação

  1. Receba o aviso oficial: anote protocolo, motivo e o prazo indicado;
  2. Reúna documentação completa: use checklist (veja seção 8);
  3. Envie documentos ao despachante/transportadora imediatamente: prefira PDF e envie por e-mail com comprovante de envio;
  4. Solicite estimativa de custos discriminada: tributos, honorários e armazenagem;
  5. Pague apenas após confirmar valores corretos: evite pagamentos a intermediários não autorizados;
  6. Exija comprovantes: recibo de pagamento, protocolo de entrega da documentação e número do processo;
  7. Se houver impugnação: use recursos administrativos previstos acompanhados de documentação técnica.

7. Perguntas frequentes

O que fazer se a transportadora solicitar pagamento imediato sem detalhamento?
Exija discriminação dos valores antes de pagar. Se a transportadora não fornecer, solicite protocolo escrito e contate um despachante ou órgão de defesa do consumidor quando aplicável.
Posso autorizar outra pessoa a retirar a mercadoria?
Sim. Normalmente é necessária procuração assinada e documento de identificação da pessoa que fará a retirada. Consulte requisitos específicos da transportadora/porto.
Quanto tempo devo guardar comprovantes?
Recomenda-se guardar todos os documentos por pelo menos 5 anos para fins fiscais e possíveis contestações.
Quando contratar um despachante?
Contrate um despachante quando a operação envolver tributos relevantes, documentação técnica (licenças) ou quando houver dúvida sobre classificação tarifária. Um despachante experiente acelera processos e reduz riscos de erros.

8. Checklist pronto para envio ao despachante

  • AWB / Número de rastreamento e dados do remetente;
  • Fatura comercial (commercial invoice) — valor unitário e total;
  • Packing list detalhado;
  • Comprovante de pagamento do pedido (quando aplicável);
  • CPF/CNPJ e documento de identidade / contrato social;
  • Procuração assinada (quando o despachante atua em nome do destinatário);
  • Licenças e certificados técnicos (sanitário, fitossanitário, licença de importação) quando exigidos.

9. Modelos de mensagens e protocolos — texto pronto

Mensagem para enviar à transportadora / despachante:

Prezados,
Segue pedido de posicionamento referente à encomenda AWB [INSIRA_AWB]. Solicito envio imediato do relatório de retenção, número de protocolo, motivo detalhado e lista de documentos exigidos para liberação. Anexo fatura, packing list e comprovante de pagamento (quando aplicável). Favor confirmar prazo estimado e custos discriminados. Atenciosamente,
[NOME DO DESTINATÁRIO] — CPF/CNPJ: [INSIRA]

10. Considerações finais e boas práticas

A agilidade na resposta e a organização documental reduzem custos e tempo de retenção. Registre toda a comunicação, exija protocolos e prefira trabalhar com despachantes e transportadoras com boa reputação. Em casos complexos, busque parecer jurídico ou consultoria aduaneira especializada.